Modello Excel gratuito per la gestione preventivi clienti

Parti dall’anagrafica: apri il foglio Clienti e inserisci ragione sociale, referente, email, P.IVA e note (usa il formato italiano per telefono e indirizzo). Poi vai su Prodotti e Servizi: compila descrizione, categoria, prezzo e aliquota IVA. Non serve riempire tutto subito: puoi aggiornare il catalogo via via.

Ora crea il tuo primo preventivo nel foglio Preventivi. Seleziona il cliente dal menù a tendina, imposta data e validità (es. 30 giorni) e aggiungi le righe: quantità, prezzo, sconto e IVA vengono calcolati in automatico. Se vuoi, inserisci sconto testata per una proposta commerciale più aggressiva.

Imposta lo stato (Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato, Scaduto). Quando sei soddisfatto, stampa in PDF direttamente da Excel: avrai un documento pulito, pronto per l’invio. Infine passa alla Dashboard: troverai KPI utili come valore totale dei preventivi, per cliente e per mese, più il tasso di conversione. Aggiorna lo stato dei preventivi e la dashboard ti seguirà.

In molte aziende italiane il preventivo è il primo vero “contratto psicologico” con il cliente. Deve essere chiaro, coerente e arrivare in tempi rapidi. Il problema? Spesso l’operatività quotidiana lascia poco spazio all’ordine: listini sparsi, sconti non allineati, numerazioni doppie, IVA gestita a mano. Da qui nasce il nostro Gestione Preventivi Clienti Modello Excel Gratuito: un unico file con logica commerciale integrata, dove i dati anagrafici alimentano i preventivi e i preventivi alimentano la dashboard.

Abbiamo stabilito regole semplici: campi essenziali, menù a tendina per evitare errori, calcoli protetti e formattazione uniforme. La numerazione può seguire schemi come PRV-AAAA-0001 per avere ordine cronologico e tracciabilità. La validità dell’offerta è evidenziata, perché sappiamo quanto sia importante non far scadere una proposta calda. E le aliquote IVA sono configurabili, così da coprire il 22% standard e situazioni particolari (10% o esenzioni quando applicabili secondo normativa).

Il valore aggiunto è la visione: con i grafici della dashboard leggi trend mensili, distribuzione per cliente o categoria, tasso di accettazione. Questo ti permette di capire dove spingere, cosa migliorare e come impostare campagne commerciali più efficaci. In pratica, un piccolo CRM focalizzato sul preventivo, senza complessità inutili.

Lavorando con PMI e professionisti abbiamo definito alcune buone pratiche che abbiamo incorporato nel modello. Prima di tutto l’IVA: di default consideriamo il 22%, ma è possibile impostare aliquote diverse a livello di prodotto o riga. I totali vengono arrotondati a 2 decimali e calcolati separando imponibile, imposta e totale. Per i professionisti in regimi particolari (es. forfettario), consigliamo di indicare la natura operazione nelle note del preventivo e di impostare IVA a 0% quando appropriato; resta inteso che il preventivo non è un documento fiscale, ma deve anticipare correttamente le condizioni economiche.

Gli sconti sono gestiti sia per riga sia sul totale, con visualizzazione chiara del risparmio. Per le condizioni di pagamento abbiamo previsto scelte tipiche: immediato, 30/60 gg, fine mese, personalizzabili. E per il GDPR? Trattiamo solo i dati strettamente necessari (referente, email, P.IVA, telefono). Ti suggeriamo di: a) inserire un riferimento all’informativa privacy nella comunicazione di invio preventivo; b) proteggere il file con password se contiene dati sensibili; c) mantenere il file su sistemi conformi e fare backup regolari. In Italia la cura del dato è un segno di professionalità, oltre che un obbligo.

Un processo solido riduce tempi e fraintendimenti. Noi proponiamo un flusso semplice: Bozza → Revisione → Inviato → Accettato/Rifiutato → (eventuale) Conversione a ordine o fattura. Nel foglio Preventivi trovi gli stati già pronti nei menù a tendina. Imposta la validità (es. 15 o 30 giorni), indica eventuali condizioni (tempi di consegna, inclusioni/esclusioni) e usa le note per clausole specifiche. Se lavori su commessa, inserisci un riferimento interno o il numero di richiesta del cliente: ti aiuterà a ritrovare tutto in pochi secondi.

Per l’invio, il nostro consiglio è generare un PDF direttamente da Excel con intestazione pulita e logo. Nomina il file in modo coerente (PRV-2026-0045_RossiSrl.pdf). Dopo l’invio, aggiorna lo stato; la Dashboard calcolerà automaticamente tasso di accettazione e valore dei preventivi in scadenza. E se il cliente chiede una revisione, duplica la riga o usa il campo versione nelle note: manterrai la storia senza perdere il filo.

Il bello di Excel è la flessibilità. Il nostro modello funziona out-of-the-box, ma cresce con te. Se sei un consulente, probabilmente ti bastano 10–20 voci in catalogo e due aliquote IVA: imposti il tuo listino e in pochi minuti hai preventivi impeccabili. Se sei un’azienda con più reparti, puoi introdurre categorie prodotto, codici interni, e perfino una colonna per il costo così da vedere il margine stimato per riga e per preventivo. Per chi lavora su cantieri o progetti complessi (edilizia, impiantistica, IT), suggeriamo di usare la categoria come “capitolo” e di ordinare le righe per fase: ne guadagna la leggibilità.

La dashboard è pensata per essere ampliata: puoi aggiungere un grafico per cliente top, una vista per responsabile commerciale o un indicatore dei giorni medi di chiusura. Abbiamo impostato formati data italiani, colori chiari (intestazioni blu, evidenze verdi e arancioni), bordi e stili coerenti per dare ordine visivo. Le celle di calcolo principali sono protette per evitare manomissioni accidentali, ma il file resta totalmente personalizzabile. È il compromesso giusto tra struttura e libertà.