Modello Excel Gratuito per Gestione Prenotazioni Hotel

Apri il file e parti dal foglio Camere: inserisci i numeri e i tipi (singola, doppia, family). Passa ai Clienti e crea l’anagrafica di base: nome, telefono, email. Ora vai su Prenotazioni: scegli la camera, imposta Data Check-in e Check-out, il numero ospiti e il prezzo/notte. Il modello calcola da solo le notti e il totale, così come il saldo rispetto alla caparra inserita. Imposta lo Stato Prenotazione (Opzione, Confermata, Cancellata, No-show) e lo Stato Pagamento (Da incassare, Caparra, Saldo), e annota eventuali servizi extra o richieste nelle Note. La Dashboard si aggiorna con occupazione, arrivi/partenze e incassi attesi; se ti serve filtrare un periodo, usa i filtri del foglio Prenotazioni. In caso di dubbi, il foglio Istruzioni ti guida con esempi e buone pratiche.

Molti piccoli hotel e B&B in Italia lavorano con strumenti diversi: email, OTA, agende cartacee. Finché il volume è gestibile, sembra funzionare. Poi arriva l’alta stagione e il rischio di overbooking o di dimenticare una caparra diventa reale. Noi abbiamo progettato questo modello Excel per riportare tutto in un unico luogo, con dati puliti e leggibili. A differenza di un PMS completo, qui non devi riconfigurare processi: puoi iniziare in pochi minuti e sopratutto capire cosa succede oggi, questa settimana, questo mese.

Il foglio Prenotazioni è il cuore: colonne chiare per check-in, check-out, notti, prezzo/notte e totale. Le celle chiave sono protette dove serve e formattate con colori leggibili. Abbiamo previsto convalide dati e un layout che riduce gli errori di digitazione. Sulla Dashboard, grafici e indicatori mostrano i punti che contano davvero: arrivi/partenze del giorno, tasso di occupazione del periodo, entrate previste da caparre e saldi. Questo ti aiuta a coordinare reception e housekeeping con un colpo d’occhio.

In più, Excel è flessibile: puoi duplicare il file per stagione, creare backup rapidi, condividere copie in cloud e mantenere il controllo dei dati in casa, nel rispetto del GDPR. È un approccio pragmatico per chi vuole organizzazione senza complessità.

Lavorando con strutture ricettive italiane, abbiamo adattato il modello agli standard locali. Le date sono in formato gg/mm/aaaa e gli importi in euro. Il campo Caparra è dedicato, così puoi registrare la caparra confirmatoria e verificare il saldo in fase di check-in o check-out. Se applichi l’imposta di soggiorno, puoi gestirla in modo semplice: alcuni clienti la inseriscono tra i “Servizi Extra” con una voce standard e un importo per notte/ospite, altri preferiscono aggiungere una colonna dedicata. Entrambe le soluzioni funzionano e il totale resta trasparente.

Sul fronte privacy, il foglio Clienti richiede solo ciò che serve all’operatività (nome, telefono, email). Raccomandiamo di evitare dati eccedenti e di applicare criteri di minimizzazione, come richiede il GDPR. Il file può essere conservato su archivi con accesso controllato, con password e backup periodici. Se devi inviare i dati alle autorità (es. Alloggiati Web), il modello ti aiuta a reperire subito le informazioni necessarie, pur non sostituendo i sistemi ufficiali.

Infine, il linguaggio è quello quotidiano della reception: Stato Prenotazione (Opzione, Confermata, Cancellata, No-show) e Stato Pagamento (Da incassare, Caparra, Saldo) sono etichette pensate per chi lavora in prima linea, così le decisioni sono immediate.

Il nostro modello accompagna il lavoro quotidiano passo dopo passo. Si parte dalla disponibilità camere: nel foglio Camere definisci numeri e tipologie. Quando arriva una richiesta, registri in Prenotazioni le date e blocchi la camera. Se la prenotazione è in opzione, lo indichi subito nello Stato Prenotazione; quando ricevi la caparra, cambi lo stato in Confermata e aggiorni l’importo versato. Le formule ti mostrano in tempo reale il saldo residuo.

Nel giorno di arrivo, la Dashboard evidenzia check-in e check-out, così reception e housekeeping sanno cosa fare. In caso di modifica delle date, basta aggiornare check-in/check-out: le notti e il totale si ricalcolano. Se il cliente aggiunge servizi extra (parcheggio, culla, late check-out), li annoti nella colonna dedicata per mantenere traccia del valore aggiuntivo.

Al momento del check-out, controlli lo Stato Pagamento: se manca il saldo, lo vedi subito. Per le cancellazioni o i no-show, selezioni l’opzione corretta e mantieni lo storico delle condizioni applicate. A fine settimana o mese, la Dashboard ti dà il quadro degli incassi e dell’occupazione, utile per pianificare prezzi e turni. Il tutto senza macro complesse, con la solidità delle funzioni di Excel.

Abbiamo dedicato particolare cura alla Dashboard, perché crediamo che una buona gestione inizi dalla visione chiara. I grafici mettono in evidenza gli andamenti principali: occupazione per periodo, distribuzione delle prenotazioni e confronto tra caparre e saldi incassati. Non volevamo un cruscotto spettacolare ma poco utile: volevamo un pannello che, al mattino, ti dica subito cosa ti aspetta nella giornata e nella settimana.

Tra le metriche consigliate, oltre al tasso di occupazione, suggeriamo di monitorare il prezzo medio per notte (ADR) e, se lo desideri, di aggiungere nel file una colonna “Canale” per distinguere OTA, diretto e telefono. In molti casi, questa piccola aggiunta aiuta a ritarare le tariffe. Abbiamo previsto formati leggibili, colori sobri e label chiare, in modo che chiunque nel team possa interpretare i dati senza esitazioni.

Lavorando con decine di strutture, abbiamo imparato che la semplicità vince: pochi KPI, ma affidabili. Da qui l’idea di automatizzare i calcoli fondamentali e lasciare aperta la porta alla personalizzazione, senza vincolarti a logiche rigide. Vuoi vedere le prenotazioni per mese o per tipologia camera? Con i filtri standard di Excel ci arrivi in un attimo.