Gestione resi merce con modello Excel professionale

Il modo migliore per iniziare è aprire il foglio Anagrafiche e Liste e verificare i dati di esempio presenti. Qui potete inserire o aggiornare clienti, articoli, categorie, aliquote IVA e impostazioni operative. Prima di registrare una pratica reale, controllate anche le liste di stati, motivi del reso, esiti, destinazioni, priorità, metodi di rimborso e SLA.

Passate quindi al Registro Resi. Per ogni nuova pratica compilate le celle operative, iniziando da data e ora della richiesta, canale, cliente, ordine, documento, articolo, quantità, prezzo e motivo del reso. Le descrizioni del cliente e dell'articolo vengono richiamate dalle anagrafiche; i valori netto, IVA e lordo sono calcolati dal file. Proseguite con autorizzazione, RMA, corriere, tracking, spedizione di rientro, ricevimento, controllo qualità e soluzione economica.

Quando serve consultare una pratica senza scorrere tutte le colonne, aprite Dettaglio Resi e selezionate l'ID Reso nella cella gialla. La scheda mostra i dati cliente, ordine, articolo, logistica, controllo e rimborso. Infine, utilizzate la Dashboard per leggere i riepiloghi e modificare, quando necessario, anno e intervallo di analisi. Non sovrascrivete le celle grigie: contengono formule essenziali per mantenere coerenti i risultati.

La gestione di un reso non è una semplice annotazione di magazzino. È un processo che coinvolge il cliente, l'ordine, il documento, l'articolo, il trasporto, il controllo qualitativo e, spesso, una decisione economica. Se anche uno solo di questi passaggi rimane fuori dal flusso, l'azienda perde tempo a ricostruire la storia della pratica. È proprio questa frammentazione che ci ha spinto a sviluppare il nostro modello Excel per la gestione dei resi merce.

Nel Registro Resi abbiamo riunito i dati necessari in un'unica struttura: dalla data della richiesta all'eventuale numero RMA, dal tracking alla quantità effettivamente ricevuta, fino all'esito del controllo qualità e alla destinazione della merce. Il modello distingue inoltre valore netto, valore IVA e valore lordo, così l'ufficio amministrativo può verificare più facilmente gli importi prima di procedere secondo le procedure aziendali.

La soluzione è adatta a chi vuole partire rapidamente senza costruire da zero un tracciato operativo. Non sostituisce un ERP o un gestionale integrato, ma offre una base concreta per organizzare il lavoro quotidiano. La Figura 1 mostra proprio il cuore operativo del file: una riga raccoglie una pratica o una riga articolo e le formule completano gli importi e i tempi dove previsto.

Un consiglio che diamo sempre è stabilire una regola interna: una pratica, un ID Reso e dati aggiornati a ogni passaggio. In questo modo assistenza, magazzino e amministrazione lavorano sulla stessa informazione, senza affidarsi a email sparse o appunti personali.

Una lista completa è indispensabile, ma da sola non basta. Quando le pratiche aumentano, il responsabile ha bisogno di capire subito quante sono aperte, quali sono in controllo qualità, quanto vale la merce resa e dove si concentrano i motivi di restituzione. Abbiamo progettato la Dashboard per rispondere a queste domande senza obbligare l'utente a leggere decine di colonne.

Come presenta la Figura 2, il foglio Dashboard espone il totale delle pratiche, quelle aperte e chiuse, le pratiche in ritardo, l'attesa di autorizzazione e di ricevimento. Riporta anche il valore della merce resa, gli importi rimborsabili, le pratiche associate a nota di credito o sostituzione, il tempo medio di chiusura e le percentuali relative a difetti, resi accettati e rifiutati. I valori derivano dalle formule collegate al Registro Resi.

La parte temporale consente di leggere i dati dell'anno selezionato e di impostare inizio e fine analisi. Il file contiene l'anno 2026 come impostazione iniziale; potete modificare il parametro secondo le vostre esigenze, rispettando il formato data italiano GG/MM/AAAA. I quattro grafici aiutano a individuare la distribuzione degli stati, i motivi più frequenti e i valori associati.

Per ottenere indicatori affidabili, il nostro suggerimento è aggiornare tempestivamente lo stato pratica e la data di chiusura. Una Dashboard aggiornata non serve solo a fare report: permette di assegnare priorità, individuare colli di bottiglia e capire se un problema riguarda un articolo, un canale o una fase logistica.

Il Registro Resi è pensato per il lavoro operativo quotidiano, mentre il foglio Dettaglio Resi risponde a un'esigenza diversa: avere davanti una singola pratica ordinata e facilmente consultabile. Questa distinzione è importante. Nel registro si inseriscono e si aggiornano i dati; nel dettaglio si verifica la situazione complessiva di un reso senza perdersi tra le numerose colonne della scheda principale.

La Figura 3 presenta il foglio Dettaglio Resi. Selezionando un ID Reso nella cella dedicata, le formule richiamano stato pratica, priorità, operatore, numero RMA e data della richiesta. La scheda include i dati del cliente, i riferimenti all'ordine e al documento, l'articolo, il lotto o seriale, le quantità e i valori economici. Nella sezione logistica e controllo qualità sono visibili motivo, corriere, tracking, date di spedizione e ricevimento, integrità dell'imballo, esito e destinazione della merce.

La parte finale è dedicata alla soluzione economica, con tipo soluzione, importo rimborso e costi di trasporto. Questo formato può essere utile durante un confronto tra reparti o nella preparazione di una verifica interna. Prima di condividere una schermata o un file, però, valutate sempre quali dati personali siano realmente necessari.

Durante lo sviluppo abbiamo scelto di mantenere il richiamo tramite ID, anziché basarlo sul nome del cliente. È una scelta semplice ma importante: gli ID riducono ambiguità, omonimie e variazioni nella denominazione, soprattutto quando si gestiscono clienti privati e aziende insieme.

Un modello di gestione resi funziona bene solo se i dati di base sono ordinati. Per questo abbiamo inserito il foglio Anagrafiche e Liste, visibile nella Figura 4, con una tabella clienti e una tabella articoli. Per i clienti sono disponibili campi come ragione sociale o nome, tipo cliente, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, CAP, comune, provincia, regione, email, telefono e referente. Per gli articoli troviamo descrizione, categoria, marca, prezzo unitario netto, aliquota IVA, codice EAN e indicazioni sulla gestione di lotto e seriale.

Le liste operative alimentano i menu a discesa del Registro: canali di richiesta, motivi del reso, stati della pratica, esiti di autorizzazione e controllo qualità, destinazioni della merce, tipi di soluzione, priorità, aliquote IVA e SLA in giorni. L'uso di valori standardizzati è una best practice concreta: scrivere una volta “Prodotto difettoso” e un'altra volta “difetto prodotto” rende infatti più difficili i riepiloghi e può alterare l'interpretazione dei dati.

Abbiamo considerato anche le particolarità italiane. Le date sono impostate nel formato GG/MM/AAAA, gli importi utilizzano l'euro e l'IVA viene gestita attraverso aliquote selezionabili. Il file non decide quale trattamento fiscale applicare: note di credito, rimborsi, sostituzioni e rettifiche devono essere verificati con il consulente e con le procedure aziendali.

Per il GDPR, inserite soltanto i dati personali necessari alla gestione del reso, limitate gli accessi e proteggete il file secondo le vostre regole interne. Evitate di registrare informazioni eccedenti o categorie particolari di dati. La Figura 5, dedicata alle Istruzioni, raccoglie proprio queste avvertenze insieme alle regole per preservare formule e coerenza del documento.