Modello Excel gratuito per Gestione Scadenze Pagamenti

1. Prepara una copia. Sostituisci soggetti, date e importi dimostrativi.
2. Compila i dati del movimento. Usa Pagamento o Incasso e un importo positivo.
3. Conserva H e I. Contengono le formule dei giorni mancanti e dello stato.
4. Prova il completamento. Verifica il valore logico in K e il cambio di stato.
5. Estendi formule e filtri. Controlla ogni nuova riga prima di continuare.
6. Riconcilia e archivia. Confronta i movimenti con i documenti e salva una copia datata.

Salva una copia del file e apri Gestione Scadenze. Le intestazioni sono alla riga 4; le dieci operazioni dimostrative occupano le righe 5–14. I nomi, gli importi e le date presenti sono esempi, anche quando richiamano imposte o contributi: sostituiscili con i tuoi documenti e con le scadenze effettivamente applicabili.

La formula in H5 è =G5-TODAY() nel file, visualizzata come =G5-OGGI() in Excel italiano. I indica Pagato se K è vero; altrimenti distingue Scaduto, Urgente, In scadenza e Regolare in base ai giorni mancanti. Non serve modificare la formula ogni mattina: occorre che Excel ricalcoli il libro.

Nelle date di esempio è presente anche una componente oraria, non visibile con il formato breve. Inserisci date nuove senza orario se vuoi conteggi interi dei giorni. Per i movimenti conclusi controlla che K sia un valore logico riconosciuto: se lo stato non cambia, non limitarti a scrivere “Sì”. In una copia di prova puoi verificare K con =VAL.LOGICO(K5); il risultato deve essere VERO.

Il menu Categoria include Fornitore, Affitto, Utenze e altre voci, ma il valore Cliente presente in un esempio non è nell’elenco. Se vuoi usarlo per gli incassi, aggiungilo alla convalida. Il file non impedisce ogni incoerenza: una breve verifica delle prime righe ti evita di costruire il riepilogo su etichette diverse.

Supponiamo di aprire il libro l’8 ottobre 2026. L’esempio seguente serve a controllare i calcoli: se lo provi in un altro giorno, i giorni mancanti e gli stati cambiano con la data del computer. Usa tre righe nella tua copia, togliendo prima le operazioni dimostrative dal registro.

Dopo aver saldato i 600 €, imposta il relativo valore di K su vero e lascia invariato l’importo. Lo stato diventa Pagato e il totale dei pagamenti in sospeso scende a 150 €. Gli incassi attesi rimangono 1.200 €: il saldo previsto della Dashboard sale quindi a 1.050 €. Questo numero riguarda i movimenti ancora aperti, non il denaro disponibile sul conto.

Per verificare la disponibilità reale ti servono saldo iniziale e movimenti effettivi. Puoi affiancare un registro di cassa, mantenendo gli stessi riferimenti ai documenti. Il collegamento tra i due file va curato da te; modificare lo scadenzario non aggiorna automaticamente un altro Excel.

Lo stato Regolare corrisponde a più di sette giorni; Urgente comprende da zero a tre giorni e In scadenza da oltre tre a sette, se le date sono senza orario. La colorazione riguarda la colonna Stato, non una notifica inviata al telefono. Il modello non manda email e non dispone pagamenti.

I menu a tendina e le regole di colore arrivano fino alla riga 1000, ma le formule H–I sono presenti soltanto nelle dieci righe dimostrative. Per aggiungere la riga 15, copia una riga completa del registro, sostituisci i campi di input e verifica che le formule puntino a G15, H15 e K15. Il solo fatto di vedere un menu non garantisce che siano presenti anche i calcoli.

Ordina sempre le righe complete. Se sposti soltanto le date, rischi di abbinare la scadenza di un cliente all’importo di un altro. Dopo il primo ordinamento, confronta due operazioni con i documenti originali. Per visualizzare solo le scadenze aperte filtra Pagato su falso e poi ordina per data crescente.

La Dashboard usa colonne intere per diversi totali, mentre il conteggio degli ID è limitato ad A5:A1000. Se superi quel limite, estendi conteggi, convalide e formattazione insieme. L’analisi per categoria non elenca tutte le voci ammesse dal menu: per esempio, aggiungere un’operazione Consulenze non crea automaticamente una categoria nel grafico.

Nel riquadro “PROSSIME SCADENZE (15 GIORNI)” ci sono le intestazioni, senza un elenco automatico sottostante. Per trovare le prossime scadenze usa il filtro del registro o costruisci un riepilogo dedicato. Per la gestione quotidiana puoi inoltre affiancare il registro dei corrispettivi giornalieri quando ti serve seguire gli importi effettivamente registrati.

La colonna Pagato indica una conclusione sì/no: non contiene un importo versato. Per una fattura da 600 € di cui paghi 200 €, non segnare come conclusa una riga che continua a rappresentare tutti i 600 €. Una soluzione manuale è dividere il documento in due righe: quota da 200 € completata e residuo da 400 € aperto, con ID distinti e lo stesso riferimento nelle Note.

Pagamenti Effettuati ha sette colonne, diverse dalle undici del registro: non incollare una riga intera mantenendo le stesse posizioni. Trascrivi i campi corrispondenti e usa la data del pagamento, non quella prevista. Il foglio non si popola da solo quando imposti K su vero.

Puoi mantenere le righe concluse in Gestione Scadenze e filtrare quelle aperte, archiviando una copia del libro alla chiusura del periodo. Se invece elimini dal registro le operazioni completate, cambieranno anche i conteggi e l’analisi per categoria: la Dashboard legge Gestione Scadenze, non l’archivio separato. Il grafico per categoria comprende gli importi presenti, inclusi quelli già conclusi.

Prima di condividere il file, conserva una copia e inserisci nelle Note solo le informazioni necessarie a identificare i movimenti. Il modello serve a organizzare ciò che devi controllare; non calcola interessi, ravvedimenti o scadenze fiscali. Per questi ultimi usa le date dei documenti e le indicazioni del professionista che segue la tua attività.