Modello Excel gratuito per la Gestione DDT Trasporto

Apri il file e, per prima cosa, compila le anagrafiche: nel foglio “Anagrafica Clienti” inserisci ragione sociale, indirizzi di partenza/destinazione, P.IVA/C.F., contatti. Nel foglio “Articoli” carica descrizioni, unità di misura, peso e note utili. È un investimento di mezz’ora che ti ripagherà a ogni spedizione.

Vai su “DDT Trasporto”. Troverai i campi già predisposti: data in formato italiano (gg/mm/aaaa), numerazione progressiva annuale, causale trasporto con elenco a tendina, luogo di partenza e arrivo, vettore, targa, numero colli e peso. Seleziona il cliente: i dati si compilano con coerenza. Aggiungi le righe degli articoli scegliendoli dall’elenco; le quantità sono convalidate per evitare refusi.

Controlla i campi evidenziati: il file segnala se manca qualcosa di essenziale prima della stampa. Quando sei a posto, stampa in A4 con il tuo logo oppure esporta in PDF. Infine archivia: segui le indicazioni del foglio “Istruzioni” per registrare il DDT nell’“Archivio DDT” e mantenerne la tracciabilità per la fattura differita.

La dashboard si aggiorna con i dati archiviati: così puoi vedere a colpo d’occhio DDT emessi, colli movimentati e valore spedito nel mese, nel trimestre e oltre.

Un Documento di Trasporto efficace nasce dai dettagli. In Italia il DDT accompagna le merci e consente la fattura differita: deve riportare data, numero progressivo, dati del cedente e del cessionario, descrizione e quantità dei beni, causale del trasporto (vendita, reso, conto visione, conto lavorazione, tentata vendita, ecc.), luogo di partenza e destinazione, oltre a informazioni operative come vettore, targa, colli e peso. La prassi prevede l’emissione al momento della spedizione (o l’invio elettronico entro la mezzanotte), ed è fondamentale mantenere una numerazione univoca per ogni anno.

Nel nostro modello Excel abbiamo tradotto queste esigenze in campi chiari e convalide: la data è in formato italiano (gg/mm/aaaa), la numerazione è predisposta a progressivo annuale, la causale è selezionabile da elenco per evitare scelte ambigue. Le anagrafiche centralizzate evitano duplicazioni e differenze di scrittura che complicano i controlli. Campi come colli e peso sono ben in vista perché sappiamo che sono i primi richiesti dal vettore al ritiro.

Per la stampa, abbiamo impostato un layout pulito A4 con sezioni distinte per dati del mittente e del destinatario, righe articolo leggibili e spazio per firme. Puoi aggiungere il logo della tua azienda e note operative (ad esempio, orari di carico/scarico o riferimento all’ordine). Così il DDT è completo, leggibile e pronto a viaggiare con la merce.

La numerazione del DDT è il filo rosso che collega logistica, amministrazione e clienti. Il nostro consiglio operativo è di adottare un progressivo annuale (es. 2026/000123) e di mantenerlo unico per stabilimento o serie se gestisci più magazzini. Excel ti aiuta a visualizzare l’ultimo numero utilizzato e a prevenire duplicati, mentre l’“Archivio DDT” conserva numero, data, cliente, causale, colli, peso e valore indicativo per analisi successive.

Per la fattura differita (entro il 15 del mese successivo), l’archivio diventa oro: filtri per cliente e periodo, esportazione rapida dell’elenco DDT da richiamare in fattura e la certezza di non scordare nulla. Nei nostri progetti abbiamo visto che un archivio pulito riduce drasticamente le note di credito perché rende chiaro cosa è stato spedito, quando e con quale causale.

Best practice: definisci in Istruzioni la tua regola di numerazione; applica un controllo settimanale di congruenza tra DDT emessi e documenti di trasporto del vettore; annota eventuali anomalie (es. consegna parziale) nel campo note. Tutto riconducibile, tutto spiegato. È così che si evita la “caccia al DDT” quando l’amministrazione deve fatturare.

Nel flusso reale di magazzino serve velocità senza perdere qualità. Noi lo impostiamo così: l’addetto prepara il DDT dal foglio “DDT Trasporto”, seleziona cliente e causale, inserisce articoli e quantità, verifica colli/peso e stampa. Se la merce parte da un deposito differente, si valorizza il luogo di partenza; in caso di conto lavorazione o visione si specifica la causale corretta per evitare problemi in fase di rientro. Se la consegna avviene a terzi, indicare chiaramente il destinatario effettivo nella sezione dedicata.

Attenzione a due aspetti tipicamente italiani: la causale “reso” per rientri e sostituzioni, e la tentata vendita. Nel primo caso consigliamo di riportare il riferimento al documento originario nelle note; nel secondo, di indicare quantità consegnate effettive a fine giornata e archiviare il DDT aggiornato. Per spedizioni internazionali, ricorda che il DDT non sostituisce il CMR: usa il nostro modello per la logistica interna e predisponi il CMR quando richiesto dal vettore.

Infine, formati e privacy: date in italiano, separatore decimale con virgola e gestione dei dati personali nel rispetto del GDPR. Nel file abbiamo protetto le celle chiave e ridotto i campi liberi dove l’errore umano è più probabile. Meno correzioni, più spedizioni puntuali.

Dalla nostra esperienza sul campo, tre leve fanno la differenza. Primo: convalide dati mirate. L’elenco delle causali standard (vendita, reso, conto lavorazione, visione, riparazione) evita casistiche “creative” che poi complicano la contabilità. Secondo: anagrafiche pulite. Allinea ragioni sociali, indirizzi e P.IVA con quelli presenti nel gestionale; se il cliente ha più sedi, inserisci una riga per sede con un codice chiaro. Terzo: layout di stampa testato con il tuo vettore; fai una stampa di prova e verifica che firme e riepiloghi colli siano nel punto giusto per chi consegna.

Operativamente, imposta una routine: al termine di ogni spedizione, archivia subito il DDT nel foglio dedicato. A fine mese, usa la dashboard per verificare scostamenti (es. colli insoliti) e prepara l’elenco per la fattura differita. Se gestisci prodotti pesanti, valuta di aggiungere in “Articoli” il peso unitario per ottenere automaticamente il peso totale su DDT.

Ultimo ma decisivo: proteggi la struttura. Blocca formule e intestazioni, lascia editabili solo i campi operativi e attiva una copia di backup giornaliera su cloud aziendale. Piccole accortezze che, quando la linea è piena di camion, ti salvano la giornata.