Modello Excel gratuito per la Gestione della Liquidità PMI

Apri il file e parti dalla scheda “Istruzioni”: in due minuti hai il quadro. Vai su “Saldi Bancari” e inserisci i conti con i saldi attuali: IBAN facoltativo, saldo obbligatorio. Poi compila “Entrate” e “Uscite” con data prevista, descrizione, cliente/fornitore e importo. Se scarichi estratti o scadenziari dal gestionale, copia-incolla per colonne: abbiamo allineato i formati italiani per evitare errori.

Passa a “Previsioni”: vedrai il profilo dei flussi sui prossimi 30 giorni. Sposta date se un incasso slitta, aggiungi note, gioca con le ipotesi. Il cruscotto “Dashboard Liquidità” si aggiorna da sé: KPI chiave, grafico trend e differenza entrate/uscite. Prima di salvare, un ultimo sguardo ai segnali in giallo/arancione: ti dicono dove intervenire. E se vuoi estendere l’orizzonte, duplica la logica delle ultime colonne e portala a 8-13 settimane: è pensato per scalare.

Parliamo chiaro: un modello di gestione della liquidità non è un bilancio in miniatura. È uno strumento operativo per sapere, oggi, se domani paghi stipendi, F24 e fornitori senza sudare. Il nostro modello Excel gratuito nasce da questa esigenza: collegare saldi in banca, scadenze attese e incassi probabili con una visuale semplice. Abbiamo inserito una vista a 30 giorni perché è l’orizzonte che, nelle PMI italiane, decide il tono delle conversazioni con banche e partner. Quando il profilo di cassa è chiaro, negozi meglio un fido, decidi quali fatture anticipare, e puoi allineare il commerciale sulle priorità d’incasso.

La differenza la fanno i dettagli: formati data in stile italiano, separatore delle migliaia, euro preimpostato, e indicazioni visive per i giorni più critici. Non servono macro: tutto si basa su formule e grafici compatibili con le versioni moderne di Excel. Questo lo rende stabile, condivisibile e facile da comprendere anche da chi Excel lo usa ogni tanto. In sintesi, è un ponte tra contabilità e decisioni operative. E, cosa più importante, rimette l’imprenditore al centro del controllo della cassa.

Quando abbiamo costruito il cruscotto, ci siamo imposti una regola: niente superfluo. In alto i KPI che contano – liquidità disponibile, entrate e uscite previste a 30 giorni, saldo previsto – con caratteri leggibili e codici colore che richiamano l’urgenza. Sotto, un grafico che mette entrate e uscite sullo stesso asse: l’occhio capisce subito se la curva sprofonda in un punto della settimana. Le schede operative “Entrate”, “Uscite” e “Saldi Bancari” alimentano tutto: date con standard gg/mm/aaaa, importi con formati coerenti e convalida dati per evitare strafalcioni (ad esempio, date nel passato sulle entrate critiche vengono evidenziate).

La sezione “Previsioni” aggrega i movimenti per giorno e settimana, costruendo una somma progressiva che esprime il saldo stimato. Se sposti una data, vedi l’effetto immediato sul saldo. Abbiamo previsto indicatori cromatici per le soglie: quando la cassa scende sotto il tuo buffer minimo, il giorno/saldo si colora. Non per fare scena, ma per suggerire azioni: rinviare un pagamento concordandolo, sollecitare un cliente, o usare temporaneamente un affidamento. È la logica di un early warning, ma in Excel: funziona perché è vicino alla realtà quotidiana.

Gestire cassa in Italia vuol dire tenere d’occhio scadenze ricorrenti: IVA, ritenute, INPS, tredicesime/quattordicesime, imposte e F24. Nel modello puoi calendarizzare queste uscite come voci ricorrenti: inserisci importo e data, e li vedi riflettersi sulle previsioni. Per gli incassi, sappiamo che bonifici SEPA, Ri.Ba., carte e marketplace hanno tempi diversi: imposta date realistiche per ogni cliente e aggiorna appena ricevi la contabile; il cruscotto premia l’aggiornamento frequente. Se lavori con anticipo fatture o confirming, annota la data di liquidazione e il costo: ti darà una previsione più onesta del saldo.

Un aspetto che spesso trascuriamo è la coerenza delle anagrafiche. Noi l’abbiamo semplificata: campi liberi e filtri immediati per raggruppare per cliente, fornitore o categoria (energia, trasporti, personale). Inoltre, tutte le colonne usano formati italiani per evitare errori di interpretazione quando si condividono i file con consulente o banca. Ricordati: il file resta offline, quindi è più semplice rispettare il GDPR. Se inserisci dati sensibili, utilizza una password di apertura file e limita la diffusione interna: la sicurezza non è un’opzione, è parte della salute finanziaria.

Negli anni abbiamo imparato che il segreto non è il file perfetto, ma la disciplina nell’aggiornamento. Prima regola: aggiorna i movimenti chiave ogni 2-3 giorni; il cruscotto vive di informazioni fresche. Seconda: imposta un buffer minimo di cassa (ad esempio una mensilità di costi fissi) e trattalo come intoccabile. Terza: crea uno scenario prudente e uno ottimistico variando del 10-20% le date d’incasso dei clienti più lenti; nell’Excel basta duplicare l’area previsioni e cambiare poche date.

Lavora sui fondamentali: riduci il DSO (giorni medi incasso) chiedendo acconti o sconti per pagamento anticipato, sincronizza i pagamenti ai fornitori con il ciclo di incasso, e centralizza tutti i conti nell’area “Saldi Bancari” per evitare di sottostimare la cassa. Se hai covenant con la banca o limiti di affidamento, inserisci note e soglie di allerta: è più semplice negoziare quando mostri un profilo di cassa chiaro a 30-60 giorni. Infine, dedica un momento al venerdì: stampa o esporta il cruscotto e condividilo in riunione. È un piccolo rituale che riduce grandi sorprese.