Modello Excel gratuito per la gestione noleggio auto

Apri il file e inizia dalla scheda Flotta: assegna un ID a ogni auto, inserisci targa, marca, modello, anno, categoria e la tariffa/giorno. Passa ai Clienti: nome, cognome, CF/IVA, patente e contatti (solo quanto davvero necessario; meno dati è meglio per il GDPR). Nella scheda Noleggi crea una nuova riga per ogni prenotazione: seleziona l’auto dall’elenco, indica ritiro e riconsegna, il modello calcola i giorni e propone il totale con IVA. Se hai extra (seggiolino, secondo conducente, consegna fuori orario), aggiungili nel campo dedicato. La scheda Manutenzione ti aiuta a pianificare: aggiorna “Ultimo servizio” e “Km”, e non perderai più una scadenza. Torna in Dashboard per vedere occupazione, ricavi e andamento. Salvalo su OneDrive/Google Drive per lavorare in team e attiva la protezione celle per evitare modifiche accidentali.

Excel rimane lo strumento più flessibile e immediato per chi gestisce una flotta piccola o media. Lo abbiamo visto sul campo: tante agenzie hanno provato software complessi, salvo poi tornare al foglio di calcolo per la velocità di inserimento e la libertà di adattarlo alla propria operatività. Il nostro Gestione Noleggio Auto Modello Excel Gratuito nasce con questa filosofia: zero fronzoli, tutto ciò che serve davvero. La scheda Flotta contiene gli elementi essenziali (ID auto, targa, marca, modello, anno, categoria, km attuali, stato, tariffa/giorno, ultimo e prossimo servizio). In Noleggi metti ritiro e riconsegna in formato gg/mm/aaaa: il modello calcola i giorni e applica la tariffa, con la possibilità di inserire extra e cauzioni. La Dashboard visualizza indicatori che contano: tasso di occupazione, ricavo per auto, utilizzo medio, e un confronto mese su mese per capire stagionalità e picchi.

Dietro la semplicità ci sono regole che abbiamo definito insieme a operatori reali: menu a tendina per evitare errori di battitura su stato auto (Disponibile, Noleggiata, In manutenzione), formattazioni che evidenziano scadenze imminenti, e protezione delle celle con formule. In pratica, meno tempo a litigare con il foglio, più tempo a servire i clienti. E quando la stagione entra nel vivo, questa differenza si sente davvero.

In Italia i dettagli fanno la differenza. Abbiamo impostatato il modello con riferimento all’IVA standard (22%) e al formato valute europeo, così non devi correggere niente a mano. Se applichi tariffe diverse (weekend, settimanali, long-term), puoi gestirle con campi extra o con una tabella tariffe aggiuntiva: noi consigliamo di definire una colonna per il listino base e una per gli adeguamenti (stagionalità, coupon, commissioni OTA). Per i calcoli dei giorni, adottiamo la regola classica del noleggio: si conteggiano i giorni interi tra ritiro e riconsegna; se lavori con soglie orarie (es. 24h + 59 min non genera giorno extra), lo possiamo impostare su richiesta.

Sul GDPR siamo rigorosi: nel foglio Clienti chiedi solo i dati necessari al contratto (identità, contatti, patente e scadenza). Aggiungi un campo per il consenso marketing separato, evita note con informazioni sensibili, e imposta password al file se contiene documentazione. Salvalo su OneDrive/SharePoint con controllo accessi e versioning: è il modo più semplice per lavorare in squadra e rispettare la privacy. Ricorda: il modello non sostituisce la tua informativa privacy e i processi interni, ma ti aiuta a strutturare i dati nel modo giusto, fin dall’inizio.

La manutenzione è spesso il tallone d’Achille: una gomma da cambiare al momento sbagliato può bruciare due noleggi. Per questo la scheda Manutenzione è collegata alla Flotta e mette in evidenza l’ultimo servizio e il prossimo. Noi consigliamo di lavorare con tre soglie: tempo (ogni X mesi), chilometraggio (ogni X km) e eventi (sinistri, richiami). Aggiorna i km a rientro e programma il prossimo tagliando; il foglio segnalerà in colori diversi le scadenze imminenti. Inoltre, definire lo stato dell’auto (Disponibile, Noleggiata, In manutenzione) evita doppi booking e aiuta il banco a dare risposte rapide ai clienti.

Un’altra best practice che applichiamo: registrare interventi e costi. A fine mese, la Dashboard può mostrarti la redditività per categoria o per veicolo, al netto delle uscite ordinarie. In questo modo capisci quali auto spingere e quali, magari, sostituire. Non serve un ERP per prendere decisioni migliori: servono dati puliti e un paio di indicatori ben progettati. È quello che abbiamo messo nel nostro modello, pronto per essere esteso con un calendario visuale o un Gantt delle disponibilità se ti serve un ulteriore dettaglio.

Abbiamo progettato la Dashboard partendo dalle domande che sentiamo più spesso. Quante auto sono occupate questa settimana? Qual è la tariffa media giornaliera? Quali categorie generano più margine? Il modello risponde con grafici chiari (barre per ricavi per categoria, linea per l’occupazione nel tempo, torta per stato flotta) e KPI sintetici: tasso di occupazione, ricavi totali, ADR (Average Daily Rate), giorni medi di noleggio. Non servono competenze avanzate: apri e capisci. Se vuoi andare oltre, puoi filtrare per periodo o categoria ed esportare i dati per il tuo commercialista.

Dal punto di vista fiscale, il modello agevola il calcolo base con IVA al 22% e la separazione di imponibile ed extra. Non sostituisce la fatturazione elettronica (FatturaPA), ma organizza i dati in modo pulito per alimentarli nel tuo gestionale o inviarli al consulente. In più, gestire le cauzioni e i metodi di pagamento in campi dedicati rende semplici i controlli di cassa. Piccole cose, grande ordine. Lo abbiamo visto succedere più volte: dopo due settimane di utilizzo, il caos si abbassa e il team respira.