Come fare un conto economico in Excel passo dopo passo

Che cos’è il conto economico e perché conviene farlo in Excel

Il conto economico è il prospetto che mostra se un’attività ha guadagnato o perso in un certo periodo. In parole semplici: parte dai ricavi, sottrae i costi e arriva all’utile (o alla perdita). Anche se la tua è una piccola impresa o una partita IVA in regime forfettario, costruire un conto economico in Excel ti regala una chiarezza che il solo estratto conto non potrà mai darti. Nella mia esperienza, il giorno in cui un imprenditore vede per la prima volta i suoi numeri ordinati a scalare è il giorno in cui smette di navigare a vista.

Excel è perfetto per questo lavoro perché ti permette di partire da uno schema essenziale e arricchirlo nel tempo, aggiungendo voci man mano che l’attività cresce. Quando seguo una PMI parto sempre da un foglio scarno e lascio che sia l’azienda a riempirlo: in un paio di mesi quel foglio diventa lo strumento di gestione più consultato. In questa guida costruiamo insieme un conto economico corretto, con le formule giuste e le protezioni contro gli errori più comuni.

Costi fissi e costi variabili: la distinzione che cambia tutto

Prima delle formule serve capire una differenza che molti trascurano. I costi variabili sono quelli che si muovono con il volume di vendita: materie prime, provvigioni agli agenti, costi di spedizione. Se non vendi nulla, tendono a zero. I costi fissi, invece, ci sono comunque: affitto, stipendi, assicurazioni, software in abbonamento. Anche con saracinesca abbassata, l’affitto si paga.

Questa distinzione non è teoria da manuale. Separare le due famiglie ti permette di calcolare il margine di contribuzione, cioè quanto resta da ogni vendita per coprire i costi fissi. È il numero che ti dice quanto devi fatturare per andare in pareggio. Quando una PMI mi chiede «posso permettermi un nuovo dipendente?», la risposta nasce proprio da qui.

La struttura a scalare

Il conto economico più leggibile è quello a scalare, dove ogni risultato intermedio nasce dal precedente. Ecco l’ossatura che consiglio per una piccola attività, con valori di esempio realistici riferiti a un anno:

Leggi dall’alto verso il basso: ogni riga è il risultato delle precedenti. L’EBITDA (margine operativo lordo) è il risultato prima di ammortamenti e oneri finanziari, ed è la misura più onesta della capacità di generare cassa dalla gestione. Sottratti gli ammortamenti ottieni il risultato operativo; tolti gli oneri finanziari arrivi all’utile ante imposte, su cui poi si calcolano le tasse.

Le formule, passo dopo passo

Mettiamo i ricavi in B2, i costi variabili in B3, i costi fissi in B5, gli ammortamenti in B7 e gli oneri finanziari in B9. A questo punto la struttura a scalare si costruisce con pochi passaggi, uno sopra l’altro:

1. Calcola il margine di contribuzione in B4 come differenza tra ricavi e costi variabili: =B2-B3
2. Ricava l’EBITDA in B6 sottraendo i costi fissi dal margine di contribuzione: =B4-B5
3. Ottieni il risultato operativo in B8 togliendo gli ammortamenti: =B6-B7
4. Arriva all’utile ante imposte in B10 sottraendo gli oneri finanziari: =B8-B9
5. Stima le imposte: metti l’aliquota (per esempio il 24%) in una cella B11 e calcola l’imposta solo se l’utile è positivo, perché in perdita le imposte sul reddito non si applicano. La funzione SE qui ci protegge: =IF(B10>0,B10*$B$11,0)

Non scrivere mai le percentuali a mano dentro le formule: tenendo l’aliquota in una cella dedicata potrai cambiarla una volta sola e vedere ricalcolarsi tutto il prospetto.

Sommare le voci dal registro movimenti

Nella pratica ricavi e costi non sono un solo numero ma decine di voci. Il modo professionale è tenere un foglio “Movimenti” con una riga per ogni operazione e una colonna categoria, poi far sommare al conto economico ciò che gli serve. Se nel registro la colonna C contiene la categoria e la colonna D l’importo, per portare i ricavi nel conto economico usi la funzione SOMMA.SE:

=SUMIF(Movimenti!C:C,"Ricavi",Movimenti!D:D)

Quando le condizioni sono più di una, ad esempio categoria e mese, passa a SOMMA.PIÙ.SE. Supponendo il mese in colonna B e la categoria in colonna C:

=SUMIFS(Movimenti!D:D,Movimenti!C:C,"Costi variabili",Movimenti!B:B,"03")

Così quando aggiungi un nuovo cliente o una nuova fattura nel registro, il conto economico si ricalcola da solo. È il segreto per mantenere il prospetto vivo e affidabile mese dopo mese, senza riscrivere nulla a mano.

I margini in percentuale

Un’analisi che illumina sempre è capire quanto pesano i margini sui ricavi. La formula è il margine diviso i ricavi, protetta contro il caso ricavi pari a zero, altrimenti Excel restituisce un brutto errore di divisione. Per questo uso sempre la funzione SE.ERRORE:

=IFERROR(B6/$B$2,0)

Formatta la cella come percentuale: con i numeri dell’esempio scoprirai che l’EBITDA pesa il 27,5% sui ricavi. Replica la stessa logica per l’incidenza dei costi fissi e in pochi clic avrai una colonna di percentuali che racconta la salute dell’azienda meglio di mille parole.

Incolonnare i mesi

Per trasformare il conto economico in uno strumento di gestione, affianca una colonna per ogni mese (da gennaio a dicembre) e una colonna di totale annuo. La struttura a scalare resta identica; cambiano solo i numeri, alimentati dalle SOMMA.PIÙ.SE filtrate per mese. A fine anno avrai un quadro completo dell’andamento, utile sia per te sia per il commercialista.

Errori comuni

Confondere conto economico e flusso di cassa. È l’errore numero uno. Il conto economico lavora per competenza: una fattura emessa il 28/03/2024 è ricavo di marzo anche se la incassi a maggio. Il flusso di cassa segue i soldi reali. Si può essere in utile e a corto di liquidità: tienili separati.

Dimenticare gli ammortamenti. Chi compra un macchinario da 30.000,00 € spesso lo “scarica” tutto nell’anno dell’acquisto. Sbagliato: il costo va ripartito sulla vita utile del bene tramite l’ammortamento, altrimenti un anno sembra disastroso e gli altri troppo rosei.

Sbagliare i segni. Decidi una convenzione e tienila: io registro i costi come valori positivi e li sottraggo con le formule, mai come numeri negativi mischiati. Mescolare le due logiche genera saldi senza senso.

Categorie incoerenti. Scrivere “Affitto”, “affitto ” con lo spazio e “Locazione” nello stesso registro manda in tilt le SOMMA.SE. Usa un elenco a discesa con voci fisse e il problema sparisce.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra conto economico e flusso di cassa?

Il conto economico misura ricavi e costi di competenza del periodo, anche se non ancora incassati o pagati. Il flusso di cassa misura i soldi che entrano ed escono davvero dal conto. Servono entrambi: si può essere in utile sulla carta ma senza liquidità per pagare gli stipendi.

Devo includere l’IVA nei ricavi?

No. Il conto economico lavora sui valori al netto dell’IVA, perché l’IVA al 22%, al 10% o al 4% non è né un ricavo né un costo per l’azienda, ma una partita di giro verso l’Erario. Registra sempre gli importi imponibili.

Vale anche per il regime forfettario?

Sì. Anche se il forfettario tassa sul fatturato con un coefficiente di redditività, conoscere i costi reali e il margine effettivo è fondamentale per capire se l’attività è davvero sostenibile. Il conto economico gestionale ti dice la verità che il regime fiscale semplifica.

Ogni quanto aggiornarlo?

Per una piccola attività è sufficiente un aggiornamento mensile, quando arrivano l’estratto conto e le fatture. L’importante è la costanza: un conto economico aggiornato a tratti perde gran parte della sua utilità.

Costruire un conto economico in Excel non richiede competenze da ragioniere: bastano una struttura a scalare chiara, una distinzione netta tra costi fissi e variabili e poche formule ben protette. Il risultato è la capacità di rispondere, in qualsiasi momento, alla domanda più importante per chi fa impresa: sto guadagnando davvero?