Gestione B&B Modello Excel Gratuito

Apri il file in Excel (meglio Office 365 o Excel 2016+). Parti dal foglio Impostazioni: inserisci camere, capacità, eventuali tariffe standard e i canali (Booking.com, Airbnb, diretto). Poi vai su Prenotazioni: per ogni soggiorno aggiungi arrivo, partenza, camera, canale, tariffa, ospiti e se ci sono extra o colazione. Niente paura: i menu a tendina evitano errori e i calcoli di notti, importi e commissioni si aggiornano da soli.

Nel foglio Ospiti trovi i campi essenziali per la registrazione; nel foglio Imposta di Soggiorno imposti regole del tuo Comune (tetto notti, esenzioni) e lasci fare i conti al modello. Registra incassi e metodi di pagamento in Prima Nota per riconciliare a fine mese. La Dashboard farà il resto: grafici, KPI e disponibilità aggiornata. Se aggiungi una camera o un canale, aggiorna le liste in Impostazioni: tutto il file si adatta. È pensato per aiutarti, non per farti studiare un manuale.

Quando abbiamo progettato il modello Excel per la gestione del B&B, siamo partiti dai dati che contano davvero ogni giorno. Nel foglio Prenotazioni registri gli elementi essenziali: data di arrivo e partenza, camera, canale, tariffa per notte, numero di ospiti, colazione inclusa, extra e note operative. Il modello calcola automaticamente notti, importo soggiorno, eventuali commissioni OTA, e mette in relazione ogni prenotazione con la camera e la sua disponibilità. Abbiamo impostato convalide dati per canali e metodi di pagamento, così eviti refusi che poi inficiano i report. Le date sono in formato gg/mm/aaaa, i valori monetari in euro, e i totali si aggiornano in tempo reale.

Nel foglio Camere inserisci capienza, tipologia e eventuali note di manutenzione. Questo ci consente di compilare un Calendario che evidenzia visivamente i giorni occupati e liberi. Il cuore del controllo è la Dashboard: KPI sintetici su occupazione, ADR e ricavi per canale, oltre a grafici (linee e barre) per confrontare mesi e stagioni. Non servono macro: tutto funziona con formule e formattazione condizionale, così rimane stabile e compatibile anche su Mac. Infine, nella sezione Impostazioni puoi personalizzare liste, colori e alcune soglie di allerta, perché ogni B&B ha una stagionalità e un mix canali diverso.

Se non misuri, navighi a vista. Nel nostro modello abbiamo integrato i KPI che usiamo nelle consulenze ai B&B. Il tasso di occupazione nasce dalle notti vendute sul totale notti disponibili, con attenzione alle camere fuori servizio. L’ADR (Average Daily Rate) calcola l’incasso medio per camera occupata, e il RevPAR combina occupazione e tariffa, restituendo l’efficacia del pricing. Abbiamo aggiunto il mix canali: capire quanto pesa Booking.com rispetto ad Airbnb o alle prenotazioni dirette aiuta a negoziare commissioni, ottimizzare campagne e ridurre dipendenza dagli OTA.

La Dashboard mostra trend mensili e confronto anno su anno per scovare stagionalità, picchi e periodi deboli. Puoi analizzare il pickup (quanto vendi in anticipo), controllare cancellazioni e no-show per canale e affinare le politiche di deposito. Nei grafici a barre mettiamo i ricavi per canale; nella linea l’occupazione giornaliera; in una torta gli extra più venduti (colazioni, transfer, late check-out). Non è teoria: è la lettura pratica che usiamo per prendere decisioni su prezzi, restrizioni di soggiorno minimo e offerte nelle settimane di spalla. Bastano pochi dati ben tenuti per avere molto più controllo.

Gestire un B&B in Italia significa anche rispettare alcune regole precise. Il nostro modello non sostituisce i portali ufficiali, ma ti aiuta a fare bene i conti e a non perdere pezzi. Nell’area Imposta di Soggiorno imposti aliquote, eventuale tetto di notti e esenzioni (minori, residenti, accompagnatori, ecc.) secondo il regolamento del tuo Comune. Il file calcola l’importo dovuto per periodo e produce un riepilogo mensile utile al versamento e alla rendicontazione. Per la pubblica sicurezza ricordiamo che la registrazione degli ospiti va effettuata su Alloggiati Web della Polizia di Stato: nel nostro foglio Ospiti archivi solo le informazioni strettamente necessarie a fini amministrativi.

Capitolo GDPR: minimizzazione dei dati, protezione con password del file e dei fogli sensibili, limitazione degli accessi. Abbiamo previsto campi essenziali e suggeriamo di non memorizzare copie documenti o dati non necessari all’adempimento. Se operi con Partita IVA e fatturi, la fattura elettronica va emessa tramite il tuo gestionale/SDI: il nostro Excel ti supporta nella pre-contabilizzazione (prima nota e ricavi per aliquota), evitando sorprese a fine trimestre. Ogni B&B ha specificità locali (ISTAT, regolamenti comunali): il modello è flessibile proprio per adattarsi, ma in caso di dubbi confrontati sempre con il tuo commercialista.

L’operatività è fatta di dettagli. Nel foglio Pulizie estrai automaticamente i turni camera in base a check-out e check-in, con note su priorità e tempi di riassetto. Se hai un solo addetto o lavori tu direttamente, puoi filtrare per giorno e ordinare per urgenza. Il Calendario camere evidenzia gap di una notte, utile per promuovere stay extension o full-house. Per evitare l’overbooking, abbiamo previsto controlli quando si tenta di assegnare la stessa camera su date sovrapposte: meglio un avviso in Excel che una telefonata imbarazzante all’ospite.

Nel foglio Check-in trovi una lista giornaliera con orari previsti, saldo da incassare, metodo di pagamento preferito e richieste speciali (culla, intolleranze, late arrival). A fine giornata, registri incassi in Prima Nota (contanti, POS, bonifico, OTA virtual card) per riconciliare con estratti conto e pagamenti delle OTA. Tutto resta allineato con la Dashboard, così a colpo d’occhio sai quante camere sono libere oggi, come sta andando il mese e quali canali stanno performando. È un flusso semplice, costruito su ciò che vediamo funzionare davvero sul campo.