Modello Excel Gratuito per Gestione Commesse

Salva una copia del file e sostituisci gli esempi fittizi. In Anagrafica Clienti mantieni nomi univoci: la colonna C di Gestione Commesse deve corrispondere a uno di questi nomi. Ogni commessa ha un ID diverso nella colonna A, usato per collegare le risorse.

Inserisci date reali di Excel e importi numerici. La fine non può precedere l’inizio; quantità e costi devono essere non negativi. La colonna Q verifica questi dati insieme a ID, cliente e stato. Una riga segnalata non entra negli aggregati principali.

In Risorse e Costi, D contiene il costo orario, G l’ID della commessa e H le ore allocate. I calcola costo orario × ore. Ogni allocazione richiede un identificatore unico in K: puoi ripetere la stessa persona in A su commesse diverse, utilizzando ID di allocazione differenti.

La disponibilità in E è una percentuale descrittiva, per esempio 80%. Il modello non confronta le allocazioni con un calendario di presenza. Anche le ore H e I di Gestione Commesse hanno un ruolo diverso: sono rispettivamente ore pianificate e consuntive inserite manualmente. Le ore lavorate non vengono ricavate dalle allocazioni preventive.

Se una risorsa non è ancora assegnata, lascia vuoto l’ID commessa e imposta a zero le ore allocate. Un ID inesistente o un costo negativo genera un controllo. Prima di valutare il margine verifica sia Q delle commesse sia J delle risorse.

Supponi un contratto da 1.000 €, dieci ore di una risorsa a 20 € l’ora e 100 € di altri costi previsti. Il costo delle risorse è 200 €, il costo complessivo 300 €, il margine 700 € e la percentuale 70%.

Con venti ore invece di dieci, il costo delle risorse sale a 400 €: il margine diventa 500 €, pari al 50%. Un risultato negativo è possibile quando i costi superano il contratto. Con valore del contratto pari a zero, la percentuale resta vuota.

R mostra Costi da completare quando il totale dei costi è zero oppure esistono allocazioni collegate con dati errati. In queste situazioni il file lascia vuoto il margine: non presenta automaticamente un guadagno del 100% perché mancano i costi.

Pronto indica che i controlli del modello sono superati, non che ogni costo aziendale sia stato censito. Aggiungi in M le altre voci pertinenti al tuo preventivo, senza ripetere quelle già comprese nelle allocazioni. Il file non distingue automaticamente materiali, trasferte o costi generali.

Il margine della Dashboard è ponderato: somma i margini e li divide per il valore complessivo delle sole commesse con costi pronti e non annullate. Non è la media semplice delle percentuali e non comprende le commesse ancora senza costi.

La data di riferimento è Dashboard!B3. Le prime sei scadenze riguardano le commesse In Corso o In Attesa, ordinate dalla data più vicina all’inizio dell’elenco: sono incluse quelle già scadute. Un numero negativo di giorni indica una scadenza precedente alla data scelta.

Completata e Annullata escono dall’elenco delle scadenze aperte. Le annullate restano visibili nel riepilogo per stato, ma non contribuiscono al valore principale, alle ore aggregate o al margine ponderato. Cambiare uno stato non registra una fattura o un pagamento.

Conserva una copia prima di sostituire i dati di un progetto. Le formule sono predisposte per gli intervalli indicati: scrivere una ventiseiesima commessa sotto la tabella non estende automaticamente ricerche, controlli e Dashboard. Per aumentare la capacità aggiorna insieme tutti i riferimenti.

Per seguire documenti commerciali separati puoi utilizzare anche il modello per la gestione degli ordini. I due file restano indipendenti: questa cartella non importa ordini, non genera fatture e non riconcilia movimenti bancari.