Modello Excel gratuito per la gestione dei flussi di cassa

Apri il file e parti dal saldo iniziale: lo trovi in alto nella Dashboard. Inserisci l’importo reale del tuo conto (o dei conti se preferisci gestirli sommati) e seleziona il Periodo di Analisi. Noi di solito consigliamo 13 settimane se vuoi un controllo fine, oppure una vista mensile per coordinarti con amministrazione e banca.

Vai su “Entrate” e registra incassi attesi: cliente, data prevista (formato dd/mm/yyyy), importo, categoria e una nota veloce. Stessa cosa su “Uscite”: fornitori, stipendi, affitti, F24, IVA. Non cercare la perfezione al primo giro: meglio essere operativi e rifinire dopo.

Passa a “Previsioni” per modellare ritardi e anticipi: giorni medi di incasso, scadenze concordate, eventuali pagamenti parziali. La Dashboard si aggiorna con grafici e un semaforo che evidenzia i momenti di tensione. Se vedi rosso, rientra nel dettaglio e valuta opzioni: spostare un pagamento non urgente, sollecitare un cliente, anticipare una fattura.

Quando sei soddisfatto, esporta in PDF e condividi con soci, CFO o banca. Mantieni il file aggiornato settimanalmente: 20 minuti ben spesi che ti evitano sorprese.

In Italia si fattura bene, ma si incassa tardi. Tra pagamenti a 60/90 giorni, split payment con la PA e stagionalità, la cassa è spesso il vero collo di bottiglia. Lo vediamo ogni giorno lavorando con PMI, studi professionali e startup: non è un tema di utile a fine anno, è la gestione di ogni settimana. La banca valuta la tua affidabilità guardando a flussi, non solo a ricavi. Ed è lì che un modello operativo fa la differenza.

Abbiamo creato questo modello Excel per dare risposta a tre problemi pratici. Primo: visibilità giornaliera e mensile, per sapere in anticipo quando la cassa si stringe. Secondo: priorità nei pagamenti, così eviti penali e proteggi i rapporti chiave con fornitori strategici. Terzo: comunicazione chiara con soci e banca, con grafici semplici e numeri coerenti. Il tutto senza dover cambiare software o formare il team su strumenti complessi.

Il modello rispetta abitudini e standard italiani: formato data dd/mm/yyyy, valuta in euro, categorie coerenti con la prima nota e con le scadenze F24 (IVA, INPS, ritenute). Lavorando così, trasformi la gestione della cassa da reazione all’emergenza a pianificazione consapevole. Non serve essere controller: serve una struttura affidabile e leggera. È esattamente quello che abbiamo costruito.

La struttura è volutamente essenziale. La Dashboard accoglie il saldo iniziale, la data di aggiornamento e il periodo di analisi. I grafici combinano entrate, uscite e saldo, mentre la formattazione condizionale evidenzia i momenti critici: verde quando la cassa è abbondante, giallo per attenzione, rosso per rischio. Chi deve decidere vede subito dove intervenire.

Nei fogli “Entrate” e “Uscite” inserisci transazioni con data, descrizione, importo e categoria. Le convalide dati aiutano a mantenere le categorie consistenti (es. Clienti, Fornitori, Stipendi, IVA, Utenze, Affitti, Leasing, Mutui, F24). Le formule sommano in automatico per periodo e la Dashboard aggrega tutto in una vista pulita. Puoi filtrare, ordinare, aggiungere note operative: dal promemoria su uno sconto per pagamento anticipato, al riferimento di una fattura elettronica (numero SdI).

Il foglio “Previsioni” ti consente di modellare incassi e pagamenti futuri: spostare una scadenza, diluire un’uscita in più tranche, ipotizzare un ritardo medio clienti. Con pochi dati vedi cambiare il grafico del saldo. Infine, il file è predisposto per formati italiani: valuta “€ #,##0.00”, date dd/mm/yyyy, stampa in A4 orizzontale con titoli ripetuti. Così risparmi tempo quando devi condividere con banca, advisor o partner.

La differenza tra un file e un sistema sta nelle abitudini. Noi suggeriamo una routine semplice: aggiorna le uscite certe (stipendi, affitti, utenze, leasing, mutui) a inizio mese; carica le fatture clienti e i loro termini di pagamento; inserisci le scadenze fiscali (IVA, ritenute, INPS) con importi stimati. Poi dedica 20 minuti ogni venerdì alla riconciliazione: confronta il saldo reale con quello previsto, allinea incassi effettivi e sposta le scadenze slittate.

Lavora con un orizzonte mobile di 13 settimane per avere granularità e passa alla vista mensile per il confronto con budget e banca. Quando la Dashboard vira al giallo o rosso, agisci con un piano di priorità: sollecita i clienti rilevanti, valuta un pagamento parziale concordato con il fornitore, programma F24 senza arrivare all’ultimo. Se la tensione è strutturale, costruisci tre scenari (base, ottimistico, prudente) e usa la sezione Previsioni per testare impatti su saldo e fabbisogno. È spesso qui che emergono decisioni intelligenti: sconti per incasso anticipato, anticipo fatture, rateizzazioni mirate.

Standard utili? Mappa le categorie sul tuo piano dei conti e annota il codice tributo per gli F24. Inserisci note con riferimenti di fatture elettroniche e usa tag coerenti per facilitare i filtri. Questo è il tipo di disciplina che trasforma l’Excel in un vero cruscotto di cassa.

Molti clienti ci chiedono come collegare il modello alla fatturazione elettronica. La strada pratica è l’esportazione da gestionale (CSV/Excel) delle scadenze di incasso e pagamento: numero documento, controparte, data, importo, stato. Importi il file, allinei le colonne e in pochi minuti popoli Entrate/Uscite. Con alcuni gestionali è possibile includere anche il riferimento SdI per una tracciabilità perfetta. L’importante è mantenere coerenza nelle categorie: così la Dashboard rimane affidabile.

Capitolo privacy. Excel non è un archivio di dati sensibili, per cui applichiamo il principio di minimizzazione: evita di inserire dati personali non necessari (codici fiscali, IBAN completi, indirizzi). Il modello funziona benissimo con ragione sociale, data, importo e riferimento fattura. Per il GDPR, definisci chi può accedere al file, proteggi le celle con formule e usa una cartella condivisa sicura. Mantieni una copia di backup e una policy di versioning (ad esempio, anno_settimana_azienda.xlsx): in caso di audit, saprai ricostruire le modifiche.

Infine, attenzione alla conservazione: non tenere dati oltre il necessario per la finalità di pianificazione finanziaria. Se collabori con consulenti esterni, formalizza l’accesso e ricordati di condividere solo ciò che serve. Così resti conforme e, soprattutto, eviti rischi inutili.