Gestione Magazzino – Modello Excel Gratuito

Scarica il file e aprilo in Excel. Nella scheda Istruzioni trovi il percorso guidato: primo passo, completa l’anagrafica in Inventario con codice, descrizione, categoria, scorta minima e prezzo. Poi passa ai Fornitori, inserendo contatti e tempi di consegna. A questo punto registra il Carico iniziale in Movimenti, così la giacenza parte corretta. Da lì in avanti è tutto naturale: ogni volta che ricevi merce, inserisci un carico; quando vendi o prelevi, registri uno scarico. La Dashboard si aggiorna con grafici e evidenziazioni, mentre in Report puoi analizzare rotazione e copertura giorni. Se vuoi, proteggi i fogli più critici e condividi il file su OneDrive o SharePoint per lavorare in squadra senza perdere il controllo.

Excel resta uno strumento potente quando serve chiarezza senza dover adottare subito un ERP. Lo abbiamo visto in decine di aziende: la gestione del magazzino fallisce non per mancanza di dati, ma per troppi dati disordinati. Un modello ben progettato risolve proprio questo. Il nostro file mette insieme inventario, movimenti, ordini e fornitori in un unico flusso, con convalide per evitare errori frequenti (ad esempio categorie scritte in modo diverso) e formattazione condizionale per evidenziare scorte sotto il minimo. La Dashboard con grafici a barre, torta e linea ti mostra trend e ripartizioni, così capisci se stai accumulando merce lenta o rischi rotture di stock.

In Italia abbiamo esigenze precise: date nel formato locale, separatore decimale con virgola, valorizzazioni coerenti con pratiche contabili diffuse come costo medio o FIFO, e attenzione a documenti come DDT e fatture. Il nostro modello nasce con queste premesse. È gratuito, leggero, e soprattutto estendibile. Se nel tempo ti servirà qualcosa in più (come importazioni automatiche), la struttura è già pronta per crescere con te. Intanto ti restituisce il controllo, che è il primo vero passo per ottimizzare scorte e liquidità.

Abbiamo costruito il modello attorno ai processi reali. In Inventario gestisci l’anagrafica articoli: codice, descrizione, categoria, fornitore principale, scorta minima e prezzo. Le convalide evitano duplicati e incongruenze. In Movimenti registri carichi e scarichi con data e causale: carico iniziale, acquisto, reso, prelievo per vendita, rettifica. Lo storico è fondamentale per capire cosa è successo e quando. La somma dei movimenti aggiorna la giacenza effettiva che vedi anche in Dashboard.

La Dashboard è il tuo pannello: indicatori di giacenza totale, valore a magazzino, rotture di stock, articoli sotto scorta. I grafici mostrano la ripartizione per categoria e il trend degli ultimi mesi. Nel foglio Ordini pianifichi i riordini: con scorta minima e giacenza, il modello suggerisce le quantità da ordinare; tu aggiungi il fornitore e le date previste. Fornitori raccoglie i contatti chiave e i lead time, utili per stimare la copertura giorni. Infine, Report riassume rotazione articoli, copertura e valore medio, così prendi decisioni basate su fatti, non sensazioni.

Parliamo di pratica, quella di tutti i giorni. In molte PMI italiane la valorizzazione del magazzino si fa per costo medio ponderato o FIFO. Dopo le modifiche normative degli ultimi anni, il LIFO non è più un riferimento fiscale diffuso; per questo il modello è pensato per lavorare bene con costo medio e FIFO, e per produrre report coerenti con inventari di fine anno. Configurare scorte minime non è un vezzo: riduce rotture di stock e immobilizzi. La regola che applichiamo è semplice: scorta minima pari a consumo medio su un periodo x il lead time del fornitore, con un piccolo buffer di sicurezza. Nel foglio Ordini trovi già i campi necessari per lavorare in questo modo.

Un appunto importante per alimentari, cosmetica e farmaceutica: la tracciabilità di lotti e scadenze è essenziale per rispettare regolamenti europei e nazionali. Il nostro modello base resta snello, ma può essere esteso per gestire lotti, scadenze e ubicazioni. E su DDT e fatturazione, il flusso consigliato è: registri l’arrivo merce con il DDT del fornitore, carichi il movimento, poi all’arrivo della fattura associ i costi; in questo modo la valorizzazione resta allineata. Tutto in formato italiano: date gg/mm/aaaa, valuta in euro con virgola decimale, e attenzione a campi che contengono dati personali in ottica GDPR.

Excel lavora al meglio quando dialoga con le tue fonti. Per molti clienti importiamo anagrafiche e movimenti tramite CSV o fogli di Google, usando Power Query per automatizzare aggiornamenti. Il nostro modello è predisposto: colonne pulite, nomi coerenti, nessuna macro obbligatoria. Se stai su Microsoft 365, condividi il file su OneDrive o SharePoint, abilita la modifica condivisa e proteggi i fogli critici con password per evitare cambi involontari. Per i dati personali dei fornitori applichiamo buone pratiche GDPR: raccogli solo ciò che serve, mantieni uno storico essenziale e gestisci accessi con criterio.

Personalizzare è semplice: puoi aggiungere campi come ubicazione, lotto, scadenza o codice EAN senza rompere la struttura. Il trucco è mantenere convalide e formattazioni coerenti. Se desideri automatizzare il riordino, basta collegare i consumi medi degli ultimi n giorni e il lead time dei fornitori a una formula di suggerimento quantità. E per chi lavora su Mac, nessun problema: il file è compatibile con Excel recente. LibreOffice può aprirlo, ma consigliamo Excel per garantire grafici e formattazioni identiche. In sintesi: integri quando vuoi, cresci quando serve, resti sempre in controllo.