Modello Excel gratuito per Gestione Scadenze Pagamenti

Apri il file e parti dal foglio “Istruzioni”: in due minuti capisci la logica. Vai su “Gestione Scadenze” e compila le colonne principali: Fornitore/Cliente, Tipo (Pagamento o Incasso), Categoria, Descrizione, Importo e Data Scadenza. Il campo “Giorni Mancanti” si aggiorna in automatico e i colori ti segnalano se sei tranquillo, in avvicinamento o in ritardo. Quando saldi, cambia lo Stato e imposta “Pagato” a Sì, aggiungi una nota se utile e sposta la riga nell’“Archivio Pagamenti Effettuati” con un semplice copia/incolla: così mantieni lo scadenzario pulito. La Dashboard si aggiorna al variare dei dati, dandoti un colpo d’occhio su cosa entra, cosa esce e dove stai spendendo di più. Una volta a settimana, fai un rapido giro: filtra per “In scadenza”, pianifica i bonifici e chiudi la giornata con zero sorprese.

Uno scadenzario funziona quando è chiaro, completo e facile da aggiornare. Nel nostro modello abbiamo definito colonne che contano davvero: Fornitore/Cliente, Tipo (Pagamento/Incasso), Categoria (Fornitori, Utenze, Affitti, Stipendi, Tasse, Assicurazioni, Servizi, Materiali, Consulenze, Altro), Descrizione, Importo, Data Scadenza, Giorni Mancanti, Stato, Note e Pagato. Con questa struttura copri l’operatività quotidiana e, soprattutto, rendi possibili analisi affidabili.

I Giorni Mancanti si calcolano partendo da OGGI e la formattazione condizionale crea un semaforo intuitivo: verde per ok, arancione per scadenze in arrivo, rosso per scaduti. Lo standard italiano della data dd/mm/yyyy evita ambiguità, mentre la valuta euro mantiene coerenza con la contabilità. Abbiamo protetto le intestazioni e impostato l’allineamento dei campi per migliorare leggibilità e stampa.

Infine, i menu a tendina per Tipo e Categoria riducono gli errori tipici: basta coi “Fornitore” scritti in tre modi diversi. Questa disciplina del dato è cruciale se lavori con il commercialista o se esporti report: più i dati sono puliti, più le decisioni sono rapide. È così che uno scadenzario Excel smette di essere un elenco e diventa uno strumento di gestione.

Chi gestisce pagamenti in Italia conosce bene le scadenze ricorrenti: F24 il 16, IVA mensile o trimestrale, INPS, ritenute, bollette, canoni e fornitori. Nel nostro lavoro abbiamo visto che i ritardi si evitano con tre abitudini semplici: calendario settimanale di revisione, buffer di giorni e priorità per importi e rischi. Il modello evidenzia le scadenze imminenti così da programmare bonifici e RID con anticipo, evitando interessi di mora (pensiamo al D.Lgs. 231/2002 per i ritardi tra imprese) e costi accessori.

Un consiglio pratico: usa lo Stato per distinguere “Programmato”, “In approvazione”, “Da pagare oggi”, “Pagato”. In questo modo tu e il tuo team sapete sempre a che punto siete. Per imposte e contributi, annota in “Note” il protocollo, la quietanza o la banca utilizzata: quando servirà ricostruire, ti ringrazierai. E se capita un imprevisto, il modello aiuta a valutare il danno: filtra per scaduti, vedi impatto sul cash flow e decidi se ricorrere al ravvedimento operoso.

Ultimo punto: non aspettare fine mese. Apri lo scadenzario ogni lunedì mattina, filtra su “In scadenza” e costruisci la lista dei pagamenti della settimana. La disciplina settimanale batte qualsiasi allarme e riduce lo stress di fine mese.

La “Gestione Scadenze Pagamenti” non riguarda solo le uscite. Abbiamo inserito anche gli Incassi per darti un quadro di cassa completo: sapere quando entrano i pagamenti dei clienti è fondamentale per allineare i bonifici ai fornitori. Con la Dashboard vedi l’andamento mensile, la ripartizione per categoria e il saldo tendenziale. Non è un ERP, ma è sorprendente quanta chiarezza offre un Excel ben progettato.

Come usarlo al meglio? Importa (anche via copia/incolla) gli incassi attesi dal gestionale o dalla tua fatturazione elettronica, inserisci le date previste e monitora gli scostamenti. Se un cliente paga sistematicamente in ritardo, lo vedrai nei giorni medi di incasso e potrai negoziare condizioni o inviare promemoria con più anticipo. Dall’altro lato, per le uscite ricorrenti, pianifica un “giorno bonifici” fisso e sfrutta i filtri per preparare i pacchetti di pagamento.

Per i report, stampa o esporta la dashboard a fine mese e condividila con la direzione o il commercialista. Il formato resta italiano, i grafici sono puliti e immediati. È uno strumento leggero ma concreto per guidare decisioni su budget, tagli e priorità.

Abbiamo progettato il modello seguendo il principio di minimizzazione del dato: per la Gestione Scadenze non servono dati sensibili, ma solo riferimenti a cliente/fornitore, importi e date. In ottica GDPR, consigliamo di evitare dati personali inutili nelle “Note” e, se condividi il file con consulenti o banche, di proteggere i fogli e limitare l’accesso con password. Excel permette di bloccare celle chiave per prevenire modifiche accidentali e mantenere la qualità del dato.

Usa sempre i formati locali: data dd/mm/yyyy e valuta EUR. Oltre a essere uno standard italiano, riduce gli errori di interpretazione quando il file viaggia tra reparti. Esegui backup regolari (anche in cloud con versioning) e, se lavori in team, stabilisci una “fonte unica” del file per evitare copie divergenti. Per le anagrafiche dettagliate rimanda al gestionale: nello scadenzario bastano denominazione e, se serve, un ID esterno.

Infine, niente macro nel nostro modello: questo semplifica l’approvazione IT e abbassa i rischi di sicurezza. Semplice da aprire, semplice da condividere, nel rispetto delle policy aziendali.